Per le aziende

Accesso e registrazione

Per poter usare ProfondConnect, prima deve registrarsi. A tale scopo le abbiamo inviato una lettera con il suo codice d’attivazione personale. Per eseguire la registrazione, segua la Guida alla voce «Registrazione» e tenga a portata di mano il suo codice personale.
Non ha ricevuto alcuna lettera con il codice d’attivazione o il codice d’attivazione è scaduto? Allora, contatti il nostro servizio clienti.

Accesso a ProfondConnect

Può accedere a ProfondConnect dal seguente link: https://pc.profond.ch

Registrazione

Per poter usare ProfondConnect, prima deve registrarsi. A tale scopo le abbiamo inviato una lettera con il suo codice d’attivazione personale.

Per offrirle la massima sicurezza, ProfondConnect impiega l’autenticazione a due fattori, la stessa usata ad es. per l’online banking. Di conseguenza durante la procedura di registrazione dovrà fornire anche un numero di cellulare.

Guida passo per passo

1. Apra  https://pc.profond.ch/register
2. Scelga la lingua in alto a destra.
3. Inserisca il codice personale indicato nella lettera.
4. Aggiunga il suo indirizzo e-mail.
5. Riceverà un’e-mail con l’oggetto «Concludi configurazione account utente».
6. Se non riceve l’e-mail entro 10 minuti, controlli la casella di spam/junk.
   Se non trova l’e-mail in questa casella, ci chiami. Saremo lieti di assisterla.
7. Nella finestra successiva inserisca il codice di attivazione, compili tutti i dati necessari e quindi selezioni «Autenticazione a più fattori / SMS / Imposta».
8. Inserisca il suo numero di cellulare nel seguente formato e prema «Continua»:
   Svizzera: +41 (79) 000 00 00 
   Germania: +49 (174) 1234567 
   Austria: +43 (000) 1234567 
   Francia: +33 (6) 12345678
   Italia: +39 (329) 1234567
   Inghilterra: +44 (7447) 040461
9. Riceverà un SMS con un codice di sei cifre.
10. Lo inserisca nel campo «Codice SMS». Se non riceve il codice, può richiederlo nuovamente con la funzione «Invia nouvamente codice SMS». Se non riceve il codice entro 10 minuti, la preghiamo di chiamarci.
11. Imposti la sua password e completi la registrazione.

Può rivolgere eventuali domande specialistiche per e-mail al suo referente in Profond. Per le domande tecniche, invii un’e-mail a info@profond.ch.

Registrazione in diversi portali

Utilizza ProfondConnect sia come datore di lavoro sia come persona assicurata? Fino ad ora aveva la possibilità di collegare i portali utilizzando lo stesso indirizzo e-mail al momento della registrazione. Oggi questo non è più possibile per motivi di protezione dei dati e può solo passare dal portale per le aziende al portale per gli assicurati. Per tornare al portale per le aziende, è necessario accedere nuovamente. 

Le consigliamo di registrarsi con due indirizzi e-mail diversi, ossia usi il suo indirizzo email aziendale per l’utilizzo del portale per le aziende e il suo indirizzo e-mail privato per il portale per gli assicurati. Questo le garantirà l’accesso ai suoi dati nel caso di un eventuale pensionamento. Anche in caso di uscita dall’azienda avrà ancora accesso ai suoi dati per un determinato periodo di tempo. 

Se si fosse già registrato/a con lo stesso indirizzo e-mail e desidera cambiarlo, troverà la rispettiva impostazione nel profilo utente.

Gestione tramite broker assicurativi

Se la gestione della previdenza professionale avviene tramite un broker assicurativo, può concedergli l’accesso al suo portale per le aziende. È sufficiente inserire nome, cognome e indirizzo e-mail del broker stesso. Può aggiungere il suo broker nelle impostazioni utente alla voce «Cancellare/registrare utenti». Il suo broker verrà successivamente informato via e-mail della nuova registrazione e potrà effettuare il login con i propri dati di accesso.

Utenti multipli per il portale per le aziende

Nelle impostazioni utente è possibile anche creare più utenti per il portale per le aziende. Può trovare la descrizione esatta alla voce «Impostazioni utente».

Password dimenticata

Se ha dimenticato la sua password personale, ne richieda sotto «password dimenticata?». Quindi esegua il login con la sua nuova password. 

Dopo aver eseguito il login, le sarà chiesto di definire una nuova password personale. 

Pagina iniziale e menu

Pagina iniziale

Sulla pagina iniziale troverà informazioni utili e novità, i dati del suo referente in Profond nonché link utili relativi a Profond e alla previdenza professionale. La barra del titolo si trova in alto e la navigazione a sinistra.

Barra del titolo

Nella barra del titolo, sul bordo superiore dello schermo, troverà varie funzioni, i suoi documenti e le impostazioni.

1. Icona del menu
Utilizzi l’icona del menu per visualizzare e nascondere la colonna di navigazione sul bordo sinistro dello schermo.

2. Logo ProfondConnect
Cliccando sul logo di ProfondConnect torna sempre alla pagina iniziale. 

3. Selezione rapida
Può passare tra i diversi portali usando la selezione rapida nel menu a tendina. Questa funzione è utile se gestisce diversi portali per le aziende. Può apprendere come collegare tra loro due portali nel capitolo «Registrazione in diversi portali».

4. Mansioni
Nei compiti, sono presenti le mutazioni e le notifiche che ha generato o salvato temporaneamente. Vari criteri di filtro la aiutano a trovare in modo più efficiente i compiti desiderati. È possibile richiamare le mutazioni e le notifiche salvate temporaneamente con un doppio clic e continuare l’elaborazione.

5. Comunicazioni
Nelle comunicazioni trova tutti i documenti rilevanti per lei, in ordine cronologico. Anche qui, i criteri di filtro la aiutano a trovare documenti specifici. La colonna «Argomento» mostra quale area costituisce l’argomento della comunicazione. «PP» sta per «previdenza professionale» e «CF» per «contabilità».

Quando è disponibile un nuovo documento, tutti gli utenti da lei registrati ricevono un’e-mail generata automaticamente.

6. Menu a tre punti
Clicchi sui tre punti accanto al suo nome utente per aprire le impostazioni utente e disconnettersi da ProfondConnect. I dettagli sulle impostazioni si trovano nel capitolo «Impostazioni utente».

Disconnettersi

Dopo aver utilizzato ProfondConnect, si disconnetta. Per farlo, clicchi sul menu a tre punti accanto al suo nome utente e selezioni «Firmare».

Navigazione, menu

Utilizzi la navigazione per trovare tutte le informazioni e le funzioni necessarie per la gestione della previdenza professionale. Nei capitoli «Membro», «Assicurati», «Salari» e «Simulazioni» sono descritte le singole voci del menu.

Ricerca

Può cercare direttamente i singoli assicurati usando la funzione di ricerca sopra la navigazione. I risultati sono presentati in ordine in diverse schede. Nella scheda «Gestione assicurati» si possono inserire mutazioni e notifiche direttamente sull’assicurato. Per farlo, clicchi sul menu a tre punti sul bordo destro della riga. 

Preferiti

Contrassegni le voci di menu utilizzate di frequente come preferiti cliccando sulla stella. I suoi preferiti verranno elencati sopra le voci del menu, in modo da poterli trovare rapidamente. Clicchi nuovamente sulla stella per disattivare il preferito impostato.

Membro

Sotto «Membro» trova le informazioni dettagliate sui suoi collaboratori e può trasmetterci direttamente le mutazioni, come le modifiche di salario o di indirizzo, e le notifiche di incapacità lavorativa.

Carta cliente

La scheda dati le fornisce informazioni sulle assegnazioni ai piani, i contratti, le condizioni di conteggio e i contributi fatturati. 

Estratto conto

Nell’estratto conto troverà le sue fatture, i suoi accrediti e le registrazioni contabili. Le funzioni di filtro la aiutano a cercare voci specifiche. Per esempio, può visualizzare solo le fatture in sospeso o cercare le registrazioni contabili di un determinato periodo. 

Anche le fatture vengono inviate nelle comunicazioni. Se arriva un nuovo documento, riceverete automaticamente una notifica. Per saperne di più sulle notifiche, cliccate qui.

Riserva dei contributi dei datori di lavoro

Sotto «Riserva dei contributi dei datori di lavoro» può visualizzare il suo saldo aperto del conto di riserva dei contributi dei datori di lavoro.

Valutazione del contributo

Per trasmettere, ad esempio, i contributi del vostro personale al vostro sistema di contabilità salariale, potete creare un’analisi dei contributi per un determinato periodo di tempo. Elaboreremo la vostra richiesta e vi metteremo a disposizione il documento nelle vostre comunicazioni. Riceverete una nostra e-mail dall’oggetto «Nuove informazioni nel vostro ProfondConnect» non appena l’analisi dei contributi sarà disponibile.

Procedete quindi come segue:

1. Selezionate le voci «Membor – «Valutazione del contributi» 
2. Indicate quindi l’«intervallo di validità»
3. Nel menu a tendina selezionate «Ordini di contribuzione validi nel periodo»
4. Cliccate su «Controlla» e trasmettete quindi la vostra richiesta
5. Dopo l’invio, troverete la valutazione dei contributi come lista Excel direttamente nelle vostre comunicazioni

Assicurati

Lista degli assicurati - informazioni

Qui troverà una lista dei suoi collaboratori con informazioni rilevanti per la previdenza professionale. Può filtrare la lista cliccando sul titolo della colonna. Può anche impostare la larghezza delle colonne, collocando il puntatore del mouse tra i titoli delle colonne e modificando la larghezza della colonna.

Se vuole effettuare una mutazione o una notifica, passi alla voce di menu «Gestione assicurati».

Gestione assicurati (mutazioni e notifiche)

Sotto gestione assicurati può trasmetterci le mutazioni e le notifiche elencate qui sotto:

• Cambiamento di indirizzo (può essere notificata anche dall’assicurato mediante ProfondConnect)
• Notifica d'incapacità lavorativa     
• Notifica di uscita     
• Calcolo dei contributi     
• Modifica del salario     
• Pensionamento     
• Cambiamento personale     
• Cambiamento del piano     
• Notifica di decesso     
• Congedo     
• Dettagli assicurati     
• Cambiamento di stato civile

contrassegni o selezioni la persona interessata della lista. Utilizzi il menu a tre punti all’estremità destra della riga o clicchi con il tasto destro nella riga per richiamare la selezione per l’azione desiderata.

Mutazioni multiple per la stessa persona assicurata

Si prega di rispettare la sequenza temporale quando si inseriscono mutazioni multiple.

Esempio:

1. modifica del piano a partire dall’1.2.2023
2. modifica del salario a partire dall’1.4.2023

Se la variazione salariale è già stata inserita prima di comunicare la variazione di piano, la segnalazione salariale verrà cancellata automaticamente. Si prega di inserire nuovamente la variazione. Se non è possibile inserire una modifica retroattiva in ProfondConnect, il vostro referente dell’Assistenza pensioni sarà lieto di aiutarvi.

Notifiche di salario nell’effettivo complessivo

Nella gestione assicurati, l’inserimento dei dati si riferisce sempre alla persona selezionata. Le notifiche di salario all’inizio dell’anno e le modifiche salariali dell’intera forza lavoro durante l’anno si trovano in voci di menu separate.  

Notifica di un’entrata

È possibile registrare l’entrata di un nuovo collaboratore alla voce di menu «Entrata di un assicurato».

Notifica di incapacità lavorativa

È possibile registrare una notifica di incapacità lavorativa in modo completo direttamente nel portale e caricare i documenti necessari. Per poter inviare dopo la notifica ulteriori documenti relativi al caso, siete pregati di utilizare il modulo di contatto.

Conferma  
Dopo la notifica dell’incapacità lavorativa, il caso è trattato da Profond. Successivamente l’azienda e la persona assicurata ricevono una conferma nelle comunicazioni in ProfondConnect. La conferma contiene informazioni dettagliate fra cui i dati riguardanti l’incapacità lavorativa, l’esonero dal pagamento dei contributi o gli importi fatturati. Una descrizione dettagliata della notifica è riportata qui. 

Notifica di uscita

Prima dell’uscita, controlli l’indirizzo (in Gestione degli assicurati / Dettagli degli assicurati) e, se necessario, lo modifichi. Successivamente può notificare l’uscita.

Giorno di elaborazione delle mutazioni

Elaboriamo le mutazioni solo al primo o all’ultimo giorno del mese. 

Al primo giorno:

• entrate
• modifiche salariali

All’ultimo giorno:

• uscite

Il formato per l’inserimento della data è MM.AAAA; l’inserimento del mese è completato automaticamente con l’anno in corso. 

Le entrate e le modifiche salariali entro il 15 del mese sono notificate retroattivamente al primo del mese corrente e le uscite all’ultimo del mese precedente. Dal 16 del mese si applica il primo giorno del mese successivo o l’ultimo giorno del mese corrente. Il sistema la guida lungo la procedura corretta.

Entrata di una persona assicurata

Per notificare un’entrata, è obbligatorio indicare il numero di assicurazione sociale valido. Senza questo numero non è possibile trasmettere l’entrata. Dopo la notifica di entrata, riceverà una conferma di iscrizione con i contributi mensili provvisori del dipendente e del datore di lavoro. Le comunicheremo i contributi definitivi dopo averli elaborati.

Se non dispone del numero di assicurazione sociale, ma deve comunque generare un conteggio salariale, può calcolarlo provvisoriamente in ProfondConnect. I dettagli in merito figurano nel capitolo «Simulazioni / Calcolo dei contributi».

Salari

Notifica di salario all’inizio dell’anno

La preghiamo di comunicarci i salari di tutti i suoi dipendenti all’inizio dell’anno. Le comunicheremo tramite lettera il momento in cui deve essere effettuata la notifica.

Per non dover inserire tutti i salari manualmente, prima di notificarli è possibile scaricare una lista degli ultimi salari notificati. Tale lista è disponibile alla voce di menu «Modello per la notifica dei salari». Compili i nuovi salari nella tabella e la salvi sul suo terminale. Apra successivamente la voce di menu «Notifica dei salari a initio anno», carichi di nuovo il modello per le notifiche salariali compilato e completi le informazioni.

Modifica salariale durante l’anno

Anche le modifiche salariali dell’effettivo complessivo della sua forza lavoro che avvengono durante l’anno possono esserci facilmente notificate tramite ProfondConnect. Dopo aver inserito la data di riferimento, verrà visualizzata una lista dei suoi dipendenti con le informazioni rilevanti relative al salario. Compili i nuovi salari nella lista o scarichi in anticipo il modello di modifica salariale all’omonima voce di menu. Adatti il modello di modifica salariale e successivamente lo ricarichi alla voce di menu «Modifica dei salari in corso d'anno». 

Simulazioni

Calcolo dei contributi

Ai datori di lavoro, ProfondConnect offre un semplice calcolo provvisorio dei contributi. Questa funzione permette di calcolare il salario assicurato, i contributi mensili provvisori e i costi amministrativi per i collaboratori e per il datore di lavoro.

1. Calcolare i contributi
Per procedere, inserisca tutti i dati necessari sotto la voce di menu «Calcolo dei contributi» e selezioni «Calcolare». 

2. Risultato con importi dettagliati
Viene visualizzato un riepilogo comprendente il salario assicurato, il contributo annuale complessivo, il contributo mensile del dipendente e il contributo annuale complessivo del datore di lavoro. Cliccando su «Dettagli» appare un riepilogo dettagliato di tutti i contributi per il dipendente e per il datore di lavoro.
 

3. Documento per i suoi atti
Cliccando su «Creare documento» viene generato un PDF del riepilogo.

4. Prestazioni
Per il calcolo delle prestazioni per i suoi collaboratori occorre il piano di previdenza complessivo. A tal fine, vada alla voce di menu «Membro» e selezioni il piano di previdenza corrispondente sotto «Carta cliente».

Modulo di contatto

Utilizzi questo modulo per le sue domande e per inoltrarci eventuali documenti, ad esempio l’elenco di notifica delle vostre persone assicurate.

Impostazioni utente

A destra nella barra del titolo troverà il suo nome utente con il quale ha effettuato il login. Clicchi sul suo nome utente o sul menu a tre punti per aprire il menu delle impostazioni utente.

Profilo utente

Può modificare le sue impostazioni utente nel profilo utente.

• Nomi utente e impostazioni della lingua
  Può utilizzare il pulsante «Elabora» per cambiare il nome utente, il suo nome e l’impostazione della lingua di ProfondConnect. Tenga presente che queste modifiche diventeranno attive solo la prossima volta che accederà a ProfondConnect.
   
• Cambiare la password
  Clicchi su «Modificare la parola d'ordine» per impostare una nuova password per ProfondConnect.
   
• Cambiare l’indirizzo e-mail
  Per cambiare il suo indirizzo e-mail, clicchi sul pulsante «Modifica indirizzo e-mail» e inserisca il suo nuovo indirizzo e-mail nel modulo.
   
• Impostare l’autenticazione a due fattori
  ProfondConnect impiega l’autenticazione a due fattori per offrirle la massima sicurezza possibile. Se non l’ha ancora impostata, clicchi sul pulsante «Modifica» alla voce «Autenticazione a più fattori» e segua le istruzioni. Se possibile, imposti l’autenticazione a due fattori quando si registra come nuovo utente. Veda il capitolo «Cancellare/registrare utenti».
   
• Cambiare il numero di telefonoPer cambiare il suo numero di telefono, clicchi sul pulsante «Modifica» alla voce «Autenticazione a più fattori».

Cancellare/registrare utenti

Registrare nuovi utenti

Clicchi su «Nuovo» per accedere alla maschera di registrazione. 

Indichi l’indirizzo e-mail e clicchi su «weiter». Ora, proceda come segue:

• inserisca nome, cognome e la lingua del/la nuovo/a utente nella seguente maschera di immissione.
• Inserisca qui anche le autorizzazioni desiderate. I nuovi utenti possono essere aggiunti solo da persone con il livello di autorizzazione «Amministratore connect».
• Clicchi su «Imposta» alla voce «Autenticazione a più fattori».

Autenticazione a due fattori
Per offrirle la massima sicurezza, ProfondConnect impiega l’autenticazione a due fattori, la stessa usata ad es. per l’online banking. Per completare questa fase, è necessario il supporto della persona da registrare. Indichi il numero di cellulare del/la nuovo/a utente. La nuova persona da registrare riceve un SMS con un codice a sei cifre. Lo inserisca, confermi con «OK» e salvi l’inserimento.

Confermi nuovamente la sua identità con la password. Il/la nuovo/a utente può ora collegarsi a ProfondConnect.

Se l’indirizzo e-mail da lei indicato è già presente nel sistema (es. per i partner che gestiscono più affiliazioni), non è necessario registrare nuovi utenti e il partner può accedere direttamente a ProfondConnect.

Collegamento come nuovo/a utente
Come persona appena registrata, vada alla pagina https://pc.profond.ch/ e clicchi su «Password dimenticata» per poter impostare la sua password.

Inserisca il suo indirizzo e-mail e selezioni «Continua». Riceverà un’e-mail con un codice di accesso. Lo inserisca nella finestra seguente e confermi nuovamente con «Continua». 

Dopo aver eseguito il login, le sarà chiesto di definire una nuova password personale. A questo punto, la sua registrazione come nuovo/a utente è avvenuta con successo.

Modificare i dati degli utenti esistenti

Alla voce «Cancellare/registrare utenti» è possibile modificare i dati degli utenti esistenti. A tal fine, selezioni la riga corrispondente nella lista e scelga «Dettaglio» per accedere alla maschera di modifica.

• Modificare nome, cognome, nome visualizzato, lingua e autorizzazioni
  Cliccando su «Elabora» (alla voce corrispondente) può modificare nome, cognome, nome visualizzato, lingua e autorizzazioni. Quindi salvi le sue modifiche.
   
• Modificare il numero di cellulare
  Per modificare il numero di cellulare, clicchi sul pulsante «Elabora» alla voce «Autenticazione a più fattori» e inserisca il nuovo numero.
   
• Autenticazione a due fattori
  Se non ha ancora impostato l’autenticazione a due fattori, può aggiungerla. Salvi la sua selezione cliccando su «Salva» e segua le istruzioni.

Bloccare un utente

Alla voce «Cancellare/registrare utenti» è possibile bloccare l’accesso a ProfondConnect per un utente. Per effettuare questa modifica, deve essere in possesso dei diritti di «Amministratore connect».

Selezioni la riga corrispondente nella lista e scelga «Dettaglio» per accedere alla maschera di modifica.

Clicchi su «Elabora» (alla voce corrispondente), spunti «Dissattivato» e salvi il suo inserimento.

Gestione dei committenti

Nella gestione dei committenti troverà tutti gli account utente a cui ha accesso. La lista corrisponde alla selezione nel menu a tendina della selezione rapida (nella barra del titolo). È possibile aggiungere un nome alias ai singoli committenti, che verrà successivamente visualizzato nella selezione rapida.